近日，新疆開源佰盛商貿有限公司（以下簡稱“開源佰盛”）順利完成印章管理專項自查工作。此次自查聚焦印章保管、審批、登記、刻制與銷毀五大核心環(huán)節(jié)，通過全流程排查與規(guī)范，進一步夯實公司合規(guī)經營基礎，有效防范印章使用風險。
據了解，為確保印章管理無漏洞，開源佰盛在自查中首先對印章保管情況進行嚴格核驗。結果顯示，公司各類印章均實現“專人專管”，所有印章統(tǒng)一存放于保險柜或帶鎖專用柜中，存儲環(huán)境安全可控，未發(fā)現私自攜帶印章外出、交由非指定人員代管等違規(guī)情況，從源頭保障了印章安全。
在印章使用審批環(huán)節(jié)，開源佰盛的差異化管理模式成為亮點。針對公章、合同章、法人章等高頻使用印章，公司全面啟用“云璽量子”系統(tǒng)進行線上審批，每一次用印均需經過系統(tǒng)流程審核，實現審批過程可追溯、可監(jiān)管；而財務章、集中采購中心專用章因業(yè)務屬性特殊，主要用于特定領域事務，公司已明確其使用邊界與管理責任，確保專項用印規(guī)范有序。
“每一次用印都要‘留痕’，這是我們堅守的管理原則。”開源佰盛相關負責人介紹，在印章使用登記方面，公司為各類印章分別建立了詳細的登記臺賬，臺賬中清晰記錄用印日期、用印文件名稱、用印事由、用印份數及用印人等關鍵信息，且所有臺賬均按規(guī)定妥善保存，既方便日常查詢，也為后續(xù)可能的追溯工作提供了完整依據。
印章的刻制與銷毀環(huán)節(jié)，更是體現了開源佰盛的合規(guī)嚴謹性。自查確認，公司所有新增印章的刻制均嚴格遵循“先審批、后刻制”流程，經內部相關部門審核通過后，統(tǒng)一委托公安機關指定的正規(guī)刻章單位辦理，確保印章刻制合法合規(guī)；對于作廢印章的銷毀，需經公司管理層集體審批，再由專業(yè)機構進行銷毀操作，同時全程留存銷毀記錄，杜絕作廢印章流入市場或被違規(guī)使用的風險。
“印章是公司經營活動的重要憑證，規(guī)范印章管理就是守護公司的‘信用名片’。”開源佰盛負責人表示，下一步，公司將以此次自查為契機，持續(xù)優(yōu)化印章管理制度，加強對相關管理人員的培訓，通過定期檢查與動態(tài)監(jiān)管相結合的方式，推動印章管理工作向“制度化、規(guī)范化、精細化”邁進，為公司高質量發(fā)展筑牢安全屏障。